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déc 15, 2015

La mobilité réinvente le service public

La mobilité réinvente le service publicÀ la maison comme dans l’univers professionnel, la mobilité s’impose comme une lame de fond : en 2016, 1,4 milliard de citoyens disposeront de smartphones et tablettes à travers le monde. Les appareils mobiles remplacent peu à peu les PC traditionnels et ouvrent de nouvelles perspectives. 

Le secteur public n’échappe pas à la règle. Si la mobilité peut être perçue comme un véritable défi, elle peut surtout constituer une formidable opportunité pour des millions de fonctionnaires. Dans les mairies, l’apport des terminaux mobiles va réinventer le quotidien et permettre d’améliorer le service rendu aux administrés.

Des territoires numériques

Être présent sur le terrain est primordial dans ces collectivités. Qu’il s’agisse de travaux et aménagements sur le secteur, d’activités sociales auprès des personnes âgées ou des enfants ou encore de manifestations culturelles, les agents municipaux sont constamment en mouvement, souvent chargés de documents en tout genre : formulaires, attestations, études, permis… Aujourd’hui, les smartphones de la gamme Lumia et les tablettes Surface, associés aux applications bureautique Office 365, permettent aux équipes de réunir toutes leurs informations dans un terminal mobile unique et de travailler de n’importe où. Les personnels administratifs ou techniques profitent ainsi d’une nouvelle efficacité grâce à l’utilisation de formulaires électroniques, de captures photo, de signatures numériques ou d’enregistrements vocaux.

Des élus connectés

Parce qu’un service public ne devrait jamais être lié à un bureau, de nombreuses technologies permettent aujourd’hui de faciliter la vie des élus locaux. Inauguration d’une école le lundi, visite de chantier le mercredi et fête associative le samedi, le planning d’un édile est ponctué de nombreux déplacements dans sa commune. En synchronisant leurs données sur un espace de stockage cloud comme OneDrive Entreprise, ces derniers ont la garantie de porter la dernière version de leur discours, agenda, note de synthèse ou compte-rendu de réunion, sans avoir à les transférer depuis leur poste de travail fixe sur lequel ils travaillaient au moment de partir. Les maires et conseillers peuvent ainsi se déplacer facilement avec un accès continue à leurs fichiers.

Une collaboration enrichie

Et parce que travailler à distance n’est pas synonyme d’isolement, des solutions existent pour collaborer de façon riche avec ses différents interlocuteurs. Grâce à la performance des réseaux wifi et mobiles, messagerie instantanée, visioconférence et partage d’écran sont aujourd’hui possibles depuis n’importe quel lieu. Le contact avec les équipes n’est jamais perdu.Et pour assurer le suivi des dossiers en cours, rien de plus efficace qu’une messagerie toujours disponible. Avec une solution cloud, les mairies peuvent simplement et rapidement obtenir un service de messagerie accessible depuis leur mobile, via les applications dédiées, sans se préoccuper de déploiement, de compatibilité ou de maintenance. « Nous étions très sollicités par les utilisateurs sur les problématiques de messagerie, explique Chantal Burlon, DSI de la mairie d’Annecy-le-Vieux (Haute-Savoie), qui a déployé Exchange Online pour 130 de ses collaborateurs. Aujourd’hui, ils ne nous sollicitent quasiment plus à ce sujet. En optant pour le Cloud, nous avons aussi gagné en tranquillité d’esprit. » Même expérience du côté de Meylan (Isère), où la municipalité à migrer 500 boîtes aux lettres électroniques vers la plateforme Microsoft. « Nous réalisons une économie de 30 % sur le coût de notre messagerie et nous disposons d’une solution offrant un grand potentiel d’évolution », souligne Cédric Job, Responsable informatique. Des économies de temps et d’argent qui permettront de concentrer davantage de moyens sur des nouveaux projets de valeur pour la ville et ses habitants.

Article publié sur le site Revue des Collectivités Locales